Evaluación empresarial de cierre de año (primera parte)

Una evaluación empresarial te permitirá identificar fortalezas y áreas que pueden mejorarse

9 de enero, 2023 Evaluación empresarial

El fin de cada año es un tiempo para reflexionar sobre lo vivido durante los últimos doce meses, tanto en lo personal/profesional como a nivel empresarial.

Hacer un balance al final del año es importante ya que permite al empresario validar las cosas que funcionaron bien en lo productivo, la atención a clientes, y, especialmente, en lo económico/financiero. Es un momento importante para que los directivos evalúen la eficacia de determinadas estrategias, productos, campañas de marketing, etc.; para reflexionar sobre la gestión de los recursos humanos y, sobre todo, porque permite detectar áreas de oportunidad. 

Posiblemente te preguntes por qué es importante evaluar las diferentes variables de la gestión empresarial. Una de las principales razones es por el impacto que tu estilo de gestión puede tener sobre los procesos internos de la administración de tu negocio, en especial, sobre los colaboradores, sobre quienes descansa la operatividad del negocio. 

¿Sabías que hay mucha gente que no se compromete con el trabajo y sólo lo hace por necesidad?  Según un reciente informe de Gallup sobre el estado del lugar de trabajo, sólo el 33% de los empleados están comprometidos con el trabajo; de ahí la importancia de reflexionar al respecto y planear las modificaciones necesarias para el siguiente año.

Una revisión de fin de año para la empresa es beneficiosa, entre otras razones, porque permite determinar qué ha funcionado o qué se puede mejorar, lo que implica una mejor toma de decisiones en el futuro; se pueden apreciar avances, atorones o retrocesos y se podrán cerrar círculos que podrían convertirse en problemas el siguiente año. Es decir, es la base para determinar los objetivos a alcanzar en los siguientes doce meses. Por ello, no se trata sólo de repasar sino de revisar a fondo para determinar aprendizajes y resultados clave.

Lo importante es hacerlo porque lo que obtendrás será mucho material valioso para reflexionar sobre tus logros, la base para diseñar tu próximo ciclo, y poner en la mesa los temas que quedaron pendientes.

LOS GRANDES EMPRESARIOS LO HACEN

Aunque la mayoría de los directivos convierten esta revisión en un hábito, existen diferentes enfoques que pueden adoptarse para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Algunos empiezan por fijarse en los KPI alcanzados, mientras que otros se aseguran de hacer la revisión con más frecuencia a lo largo del año. 

La clave para comenzar a implementar un proceso de revisión de fin de año efectivo la dan algunos miembros del consejo empresarial de Forbes:

Nuala Walsh, fundadora y presidenta de MindEquity Consulting, expresa que, una trampa subestimada de la revisión de fin de año es la tendencia a evaluar el progreso basándose únicamente en los resultados obtenidos y no en cómo se lograron y cómo encajan con una estrategia a largo plazo. Adam Coffey, consejero delegado de Advisory Guru, LLC, afirma que ante los imprevistos mundiales como el Covid-19 que causaron trastornos en muchas empresas y en las cadenas de suministro, es necesario reevaluar las lecciones aprendidas para hacer los ajustes necesarios para el siguiente año.

Por su lado, Tiffany Gaines, fundadora y presidenta de SS Global Entertainment, asevera que analizar el resumen financiero general de un negocio permite revisar su balance de flujo de caja, capital circulante y la posición en términos de cualquier línea de crédito o préstamo pendiente. Dice que un buen punto de partida es actualizar el plan de negocio original de la empresa. A su vez, Johnny Marines, director de Johnny Marines Enterprises expone que cada fin de año celebra una reunión con socios y empleados para discutir los pros y los contras de las operaciones comerciales durante el año que termina y acuerdan una línea de acción para el siguiente año.

Tej Brahmbhatt, Socio de inversión en el banco Watchtower Capital, considera que las auditorías anuales garantizan adaptabilidad y agilidad. Asevera que la forma más sencilla de empezar es analizar primero las líneas que no generan ingresos, como los pasivos, a fin de automatizar y simplificar, o eliminar, procesos ineficaces para reducir costes y/o tiempo. La idea, dice, es promover comportamientos y resultados de alto rendimiento y minimizar los de bajo rendimiento. De forma similar, la emprendedora Tammy Sons, presidenta de Tn Vivero, expresa que al acercarse la época de pago de impuestos realiza una evaluación a gran escala en todos los aspectos de su negocio no sólo para prepararse a pagar impuestos sino para determinar las áreas en las que puede reducir gastos.

Finalmente, Kerry Siggins, CEO de StoneAge, explica que a fin de año hacen algo llamado “reflexionar hacia adelante”: analizan el rendimiento general, la ejecución de su estrategia y los logros y fallos, para incorporar lo aprendido a los objetivos, los indicadores clave de rendimiento y el plan general del año siguiente. “Es muy útil reflexionar sobre el futuro, porque es un proceso positivo que fomenta una mentalidad de crecimiento y permite hablar de los errores con seguridad”.

¿CÓMO HACERLO? PASOS PRELIMINARES

Hacer el balance de fin de año de la empresa no es algo que se pueda hacer de forma individual. Necesariamente se debe involucrar a los socios, al equipo directivo y a ejecutivos de alto nivel involucrados en las distintas áreas de la empresa. Se trata de una sesión que puede tomar hasta un día de trabajo en la que se intercambiarán pensamientos y situaciones vividas en busca de responder a las preguntas fundamentales de la evaluación.

Es normal que al anunciar una sesión de evaluación algunos de los ejecutivos convocados sientan alguna inquietud en virtud de su propio desempeño dentro de la empresa, o bien, no tengan del todo claro las expectativas de su participación en dicha sesión.

Por eso es conveniente seguir algunas recomendaciones preliminares.

Deberás permitir que los participantes sepan exactamente qué se espera de ellos y cómo se medirá el rendimiento con base en los objetivos planeados al inicio del año. Asimismo, ten claramente presentes los objetivos de rendimiento que se establecieron para poder valorar contra los resultados que arroje la evaluación.

También será importante para el proceso de revisión documentar todos los comentarios que surjan, agregando las apreciaciones personales del director general o presidente a fin de lograr un panorama más completo. Al efecto, deberás considerar los comentarios que aparezcan provenientes de personas de fuera de la empresa (proveedores y clientes, principalmente); esto te dará una visión de 360°ya que a menudo los directivos pueden tener una perspectiva aislada y unidimensional del desempeño empresarial.

Una retroalimentación de 360°, proporciona una mayor comprensión más allá del alcance de la perspectiva individual. Los comentarios de compañeros de trabajo o clientes permiten conocer el verdadero carácter y rendimiento de los colaboradores, lo que puede ser extremadamente útil cuando se trata de entrenar y evaluar a su equipo.

Otro factor que deberás tener en cuenta es tu propio rendimiento como directivo, es decir, estarás expuesto, si actúas honestamente, a ser cuestionado o criticado sobre la forma en que has gestionado la administración de la empresa. Eso te permitirá detectar áreas de oportunidad que puedas compartir durante la evaluación del siguiente fin de año.

Lo anterior implica pensar cómo ha sido tu interacción en todas las áreas de la organización y en particular con los colaboradores, por lo tanto, disponte a asumir las cosas en las que tu desempeño no ha sido el que corresponde a un ejecutivo del todo eficaz.

Ten presente que el secreto de las reuniones eficaces es un marco sólido que guíe la reunión de la forma más efectiva. Una hora o dos es poco tiempo para debatir el rendimiento de todo un año. Esto implicará diseñar una estructura de reunión eficaz para aprovechar al máximo el tiempo dedicado a la sesión de revisión. Proponte un orden del día que organice el debate, dando prioridad a los temas más importantes. 

Aunque cada trabajo y organización es diferente, las reuniones eficaces constan de tres componentes principales transferibles: Prepararse con antelación; contar con un secretario de la reunión que documente y dirija el debate, y no olvidar el contexto (en este caso sería la revisión del rendimiento).

Otro factor a tener en cuenta es que durante la evaluación deberás ser asertivo. La mayoría de los colaboradores querrán saber qué han hecho bien y ser reconocidos por ello. Sin embargo, será importante hacer notar, de una manera asertiva para no confrontar, todo aquello que podría mejorar en lo individual y en lo colectivo. Proporcionar comentarios constructivos es la mejor manera de comunicar con los colaboradores y, aunque una conversación de este tipo puede ser difícil, ayuda a crecer y desarrollar a los miembros del equipo a largo plazo.  

Una vez finalizada la evaluación del rendimiento, será importante hablar de lo que viene a continuación. La mayor parte de las sesiones sobre gestión del rendimiento deben centrarse en cómo los miembros de un equipo pueden seguir creciendo y maximizar su valor para la organización.  Es importante conocer sus puntos fuertes y ayudarles a descubrir cómo pueden aplicarlos mejor en su puesto.

A raíz de la sesión de evaluación, es probable que se modifiquen los objetivos y prioridades de la organización.  Esto puede significar que los objetivos de los miembros del equipo también deberán cambiar.  Será importante asegurarse de que los miembros del equipo están alineados con las prioridades más actuales y urgentes. 

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