Cómo lograr que una reunión de trabajo sea útil para todos

Autor: Francisco J. Pérez Latre Profesor. Director Académico de Posgrados de la Facultad de Comunicación, Universidad de Navarra

Con el final del verano y la vuelta al trabajo, muchos volvemos a la rutina de las reuniones de trabajo. Si bien las reuniones pueden ser útiles, su mala planificación y ejecución las convierte, en muchos casos, en una pérdida de tiempo. A pesar de esto, es innegable que las reuniones son esenciales para la toma de decisiones y el fortalecimiento del equipo.

Este contraste nos lleva a reflexionar sobre la gestión de reuniones, un tema que ha ganado relevancia en los últimos años a pesar de que la revista Harvard Business Review ya lo abordó en un artículo de… ¡1976!

¿Cómo podemos transformar estos encuentros en verdaderas herramientas estratégicas?

¿Son realmente necesarias?

Hay varias claves fundamentales para realizar reuniones eficaces: definir claramente los objetivos, convocar a las personas adecuadas, enviar material previo, establecer una agenda clara (y ceñirse a ella) y enviar conclusiones detalladas al finalizar. A primera vista, estas premisas pueden parecer obvias pero, en la práctica, rara vez se cumplen. En lugar de ello, las reuniones suelen convertirse en un espacio donde la productividad se diluye en discusiones interminables y objetivos poco claros.

Una de las primeras preguntas que debemos hacernos al convocar una reunión es: ¿es realmente necesaria? Esta es quizás la cuestión más crucial y, sin embargo, la más ignorada.

Muchas veces, convocamos reuniones por inercia, sin reflexionar si son la mejor herramienta para el objetivo que tenemos en mente. Si el propósito es simplemente compartir información, podría ser más eficiente utilizar otros medios, como correos electrónicos o plataformas de gestión de proyectos. Si, en cambio, necesitamos tomar decisiones importantes o resolver un problema complejo, una reunión bien estructurada puede ser la mejor opción.

Reunión con propósito

También es fundamental definir con claridad el propósito de la reunión. ¿Queremos compartir información, debatir ideas o tomar decisiones? Cada uno de estos objetivos requiere un enfoque diferente. Si no está claro lo que se espera de la reunión, los participantes pueden sentirse frustrados y desorientados, lo que contribuye a la percepción de que las reuniones son una pérdida de tiempo.

Otro aspecto crítico es el rol que cada participante debe asumir en la reunión. No basta con convocar a las personas adecuadas: también es necesario que cada uno sepa cuál es su papel. Esto no solo ayuda a mantener el foco en los temas importantes, sino que también fomenta la participación activa y el compromiso de todos los asistentes. Cuando los roles están claramente definidos es más fácil evitar que la reunión se desvíe hacia temas secundarios o irrelevantes.

Oportunidad de hacer equipo

Muchas organizaciones siguen convocando y dirigiendo reuniones de manera ineficaz. Esto se debe en parte a que, en el fondo, a muchos nos gusta reunirnos. Las reuniones satisfacen varias necesidades humanas básicas: nos permiten interactuar socialmente, sentir que somos parte de una comunidad, estar informados y ser escuchados. Además, las reuniones pueden aportar un cierto estatus a los participantes, ya que nuestras opiniones son valoradas y tenemos la oportunidad de influir en las decisiones.

No obstante, la realidad es que reunirse no siempre es la mejor opción. A veces, la necesidad de interactuar y sentirnos parte de un grupo puede llevarnos a convocar reuniones innecesarias, lo que reduce la productividad en lugar de mejorarla. Por eso, es crucial que seamos conscientes de cuándo y por qué es realmente necesario reunirnos.

A pesar de estas dificultades, las reuniones seguirán siendo una parte inevitable de nuestra vida laboral. La clave, entonces, no es evitarlas sino hacer que sean más eficaces y productivas. Para ello, es necesario un esfuerzo consciente por parte de todos los involucrados.

Reuniones eficaces y productivas

No basta con quejarse de que las reuniones son demasiadas o improductivas: debemos trabajar activamente para mejorar su calidad y aumentar su impacto positivo. Una forma de lograr esto es asegurarse de que cada reunión tenga un propósito claro y que los objetivos estén bien definidos desde el principio. Además, es importante que las reuniones se mantengan enfocadas y que se siga una agenda estricta. Al final de cada reunión, se deben enviar conclusiones detalladas a todos los participantes para que quede claro lo que se ha decidido y cuáles son los próximos pasos.

Otra estrategia efectiva es limitar el número de reuniones y el tiempo que se dedica a cada una. En lugar de tener reuniones largas y frecuentes, podemos optar por reuniones más cortas y espaciadas, que estén enfocadas a resolver problemas específicos. Esto no solo reduce el tiempo que se pierde en reuniones, sino que también aumenta la productividad al permitir que los participantes se concentren en sus tareas.

En conclusión, aunque las reuniones pueden parecer una carga, tienen el potencial de ser una herramienta poderosa para mejorar la toma de decisiones y fortalecer el trabajo en equipo. La clave está en gestionarlas de manera efectiva, asegurándonos de que cada reunión sea necesaria, esté bien estructurada y tenga un propósito claro. Solo entonces podremos aprovechar al máximo su potencial y convertirlas en un recurso valioso en lugar de una rémora para la productividad. Los proyectos en los que trabajamos y la calidad de nuestras relaciones laborales nos lo agradecerán.