Procesos automatizados. ¿Qué son y para qué nos sirven?

Cada vez es más común escuchar de procesos automatizados, robots o bots en el mundo de la tecnología, pero no es tan claro el concepto y muchas veces se considera que solo aplican al mundo empresarial. ¿Es...

30 de julio, 2021 Procesos automatizados. ¿Qué son y para qué nos sirven?

Cada vez es más común escuchar de procesos automatizados, robots o bots en el mundo de la tecnología, pero no es tan claro el concepto y muchas veces se considera que solo aplican al mundo empresarial. ¿Es eso cierto?

PROCESOS AUTOMATIZADOS

La automatización del trabajo es un sistema donde se transfieren tareas realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos. 

¿Qué se podrá automatizar en un futuro?

Es prácticamente imposible descartar ningún ámbito de automatización, ni sectores tan aparentemente “humanizados” como la administración de justicia o la medicina están fuera del alcance de las IA. La clave estriba en buscar los límites prácticos, que merece la pena automatizar, y que procesos no será deseable automatizar bajo criterios de eficiencia.

¿Cuáles son los procesos que actualmente están más automatizados? ¿Hay algo que no se pueda automatizar?

Cualquier proceso repetitivo especialmente si necesita atención constante para una tarea trivial es sujeto a un proceso de automatización, y de éstos hay centenares de tanto en un ámbito de empresa, industria, gobierno, personal o desde otra perspectiva, aplica a cualquier tipo de industria o profesión. Aquí algunos:

  • Procesos de contratación
  • Empleado a bordo
  • Solicitudes de vacaciones y permisos de los empleados
  • Administración de nóminas
  • Gestión de contratos
  • Tramitación de reclamaciones
  • Cuentas por cobrar
  • Órdenes de compra
  • Gestión de las operaciones
  • Logística y gestión de la cadena de suministro
  • Gestión de la relación con cliente
  • Procesamiento de pedidos
  • Monitoreo de ingresos / egresos
  • Nuevas aperturas de cuentas
  • Tickets de soporte IT
  • Migración de datos
  • Elaboración y envío de informes
  • Análisis de datos, redes sociales, etc

Y muchos, muchos, muchos más.

¿Cuáles son los ingredientes indispensables para la automatización?

Simple, son tres:

  • Regla de negocio
  • Datos
  • Algoritmos y/o plataforma de automatización

 

Es importante hacer notar que los procesos automatizados se pueden accionar manualmente o de forma automática, esto es basados en una condición o condiciones determinadas.

Y A NIVEL PERSONAL, ¿EN QUÉ ME SIRVE?

Muchas opciones, fáciles e interesantes, la más interesante y sencilla es una app denominada IFTTT (If This Then That) la cual se puede descargar de las tiendas de iOS, Google Play y conocer más en https://ifttt.com/

¿Qué podemos hacer con IFTTT?

Una gran cantidad de actividades, veamos algunas:

Avisos automáticos de clima, precios, eventos, notificaciones, etc. Pero lo interesante es cómo hacer que las notificaciones se interrelacionen con acciones, por ejemplo:

  • Cuando pase por este lugar, recordarme de pasar a recoger la ropa de la tintorería.
  • Cuando llegue un correo de tal persona después de las 8:00 PM o en fines de semana, responderle de inmediato con este mensaje “xxxxxxxxx”.
  • Si los martes en la tarde estoy en casa, recordarme que hay promoción de pizza.
  • Enviar pronóstico del clima a las 7AM de la ciudad donde me encuentre.
  • Cada viernes a las 5PM, avísame de los estrenos en Netflix.
  • Twitear las fotos de Instagram automáticamente en twitter.
  • Si no pude contestar una llamada, enviar un whatsapp con este mensaje “xxxxxxxx”.
  • Cuando me llegue un mensaje de XXX en WhatsApp, reenvíalo a YYY.
  • Envía mis notas de voz a mi email y bórralas de mi teléfono.
  • Cada día entre semana a las 5PM, envíame el reporte del tráfico de oficina a casa, con la mejor ruta.
  • Y muchas más…

AUTOMATIZACIÓN Y EL INTERNET DE LAS COSAS (IoT)

Difícil una mejor combinación, el insumo por excelencia son los datos, el internet de las cosas genera millonadas de datos de todo tipo, estos datos son el insumo ideal que, al existir reglas de negocios, entonces se permite una serie de automatizaciones sin precedentes.

Por ejemplo, si uno va manejando rumbo a casa, basado en nuestra distancia, el tiempo estimado de llegada, el clima esperado, la hora, el día, etc…. Se puede automatizar el encendido del clima/calefacción, prender algunas luces, etc.

Todo lo anterior solo para representar ejemplos simples y triviales y de esto, podemos escalar a una serie de actividades que se resuelven en una gran cantidad de actividades personales y empresariales.

CONCLUSIÓN

Cada vez es más sencillo usar -para todo ámbito- procesos automatizados. En el mundo personal, una app simple ayuda a tener apoyos para una serie de actividades simples y más aún, para tener presente ciertas actividades. ¿Estás listo para que la tecnología te ayude?

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Los disruptores encuentran la manera de convertir a los no consumidores en consumidores, al desarrollar una solución mejor y menos costosa para una necesidad generalizada  Es conveniente tener presente algunos factores que implica la disrupción: 1 La disrupción es un proceso.- Evoluciona a lo largo del tiempo y por ello los operadores tradicionales los pasan por alto; por ejemplo, Blockbuster cometió el error estratégico de ignorar al incipiente Netflix cuyo servicio, de inicio, no era atractivo por tener algunas limitantes tecnológicas. 2 Los disruptores suelen crear modelos de negocio muy diferentes a los de los operadores tradicionales.- Un ejemplo de ello es el iPhone, un teléfono innovador cuya real irrupción fue generar un nuevo modelo de negocio al crear una red que conectaba a los desarrolladores de aplicaciones con los usuarios de teléfonos. Apple cambió el mercado. 3 No todas las innovaciones disruptivas triunfan.- A finales de la década de los noventa, numerosos minoristas basados en Internet siguieron caminos disruptivos, pero sólo un pequeño número prosperó. 4 El mantra "Disrupt or be disrupted" puede llevar a un error.- Las empresas tradicionales tienen que responder a la disrupción si se produce, pero no deben reaccionar de forma exagerada desmantelando un negocio que sigue siendo rentable, sino seguir reforzando las relaciones con los clientes principales invirtiendo en innovaciones sostenibles.  La metodología Lean Startup Convencionalmente, para iniciar un emprendimiento, lo primero que se hace es diseñar un plan de negocio que en esencia es un ejercicio de investigación plasmado en papel y realizado sobre la base de plantear por adelantado el problema que hay que resolver y la solución que la empresa aportará; a partir de ahí, conseguir el dinero y ejecutar la idea, sin ninguna retroalimentación de los posibles clientes. Sólo después de construir y lanzar el producto, la empresa recibe una respuesta sustancial de los clientes y, frecuentemente, tras meses o incluso años de desarrollo, el emprendedor se da cuenta de que los clientes no necesitan o no quieren la mayoría de las características del producto. Este proceso convencional lleva a algunas enseñanzas:  1 Los planes de negocio rara vez sobreviven al primer contacto con los clientes.  2 Los planes “soñados” suelen ser eso: sueños que no se llegan a concretar. 3 Las startups no son versiones pequeñas de las grandes empresas ni se desarrollan conforme los planes de aquellas. 4 La mayoría de las startups tienen que ir adaptando y/o mejorando sus ideas iniciales conforme van aprendiendo de los clientes. Basado en sus experiencias de trabajo, en 2008 Eric Riese, empresario y bloguero estadunidense, comenzó a documentar en su blog una metodología basada en una combinación de ideas como la fabricación Lean, que busca aumentar las prácticas de creación de valor y eliminar las prácticas innecesarias, para ayudar a las nuevas empresas a tener éxito. Dicha metodología también está influida por la de desarrollo de clientes de Steve Blank. Lean favorece la experimentación en lugar de la planificación elaborada, la retroalimentación del cliente en lugar de la intuición, y el diseño iterativo en lugar del desarrollo tradicional de "gran diseño por adelantado". Sus tres principios clave son: 1 En vez de escribir un intrincado plan de negocio, el emprendedor debe pensar en un diagrama de cómo una empresa crea valor para sí misma y para sus clientes.  2 Lo importante es la rapidez, es decir, salir de inmediato al mercado con productos mínimos viables y obtener la opinión de los clientes para validar hipótesis sobre los elementos del modelo de negocio (incluidas las características del producto, el precio, los canales de distribución y las estrategias de adquisición de clientes asequibles), y hacer ajustes pequeños (iteraciones) o sustanciales (pivotes) a las ideas que no están funcionando. 3 Poner en práctica el desarrollo ágil, es decir, eliminar la pérdida de tiempo y recursos al desarrollar el producto de forma iterativa e incremental. Es el proceso por el que las startups crean los productos mínimos viables para la prueba, a diferencia de los típicos y largos ciclos de desarrollo que presuponen el conocimiento de los problemas de los clientes y las necesidades del producto. El enfoque Lean ayuda a las nuevas empresas a lanzar productos que los clientes realmente quieren, de forma mucho más rápida y barata que los métodos tradicionales; hace que las empresas de nueva creación sean menos arriesgadas; surge en un momento en el que otras tendencias empresariales y tecnológicas intentan derribar las barreras para la creación de empresas; y logra menos fracasos que el uso de métodos tradicionales. En 2011, la Fundación Nacional de la Ciencia de EE.UU. comenzó a utilizar los métodos Lean para comercializar la investigación científica básica en un programa llamado Innovation Corps. Pero esta metodología también ha llegado justo a tiempo para ayudar a grandes empresas a enfrentarse a las fuerzas de la disrupción continua. Por ejemplo, la división de almacenamiento de energía de GE empleó este enfoque para transformar su forma de innovar. En 2010, GE empezó a buscar un modelo de negocio y a descubrir a los clientes para una nueva batería para aplicaciones de suministro de energía ininterrumpida (UPS). Sus ejecutivos se reunieron cara a cara con docenas de clientes potenciales de todo el mundo; escucharon sus problemas y su frustración con el statu quo de las baterías. Con esta información, hicieron un cambio importante en su enfoque de los clientes lo que los llevó a eliminar los Centros de Datos para abrir el segmento de Servicios Públicos. 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Nuevas empresas de todo tipo intentan mejorar sus posibilidades de éxito siguiendo sus principios de fracasar rápidamente y aprender continuamente.  ¿Cuál es para ti el verdadero significado que tiene la palabra innovación? ¿Cómo aplicas este concepto en tu empresa? ¿Has pensado en los beneficios que la innovación disruptiva puede brindar a tus ideas para iniciar una nueva empresa? ¿Te puedes imaginar cómo fue el proceso por el que un circo (Cirque Du Soleil) creó un nuevo modelo de negocio y un novedoso mercado haciendo a un lado los segmentos de audiencia considerados básicos? ¿Estarías dispuesto a romper esquemas y atreverte a salir al mercado con un producto sólo para conocer la reacción de los clientes potenciales, o prefieres intentarlo con un modelo tradicional, largo y lento?" 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Por ejemplo, cuando surgió la tecnología de fotocopiado, Xerox se dirigió a las grandes empresas y cobró precios elevados para ofrecer el rendimiento que esos clientes requerían, en tanto los clientes pequeños seguían empleando el papel carbón o los mimeógrafos, hasta que nuevos competidores introdujeron las fotocopiadoras personales a un precio accesible para particulares y pequeñas empresas originando un nuevo mercado. Los disruptores encuentran la manera de convertir a los no consumidores en consumidores, al desarrollar una solución mejor y menos costosa para una necesidad generalizada  Es conveniente tener presente algunos factores que implica la disrupción: 1 La disrupción es un proceso.- Evoluciona a lo largo del tiempo y por ello los operadores tradicionales los pasan por alto; por ejemplo, Blockbuster cometió el error estratégico de ignorar al incipiente Netflix cuyo servicio, de inicio, no era atractivo por tener algunas limitantes tecnológicas. 2 Los disruptores suelen crear modelos de negocio muy diferentes a los de los operadores tradicionales.- Un ejemplo de ello es el iPhone, un teléfono innovador cuya real irrupción fue generar un nuevo modelo de negocio al crear una red que conectaba a los desarrolladores de aplicaciones con los usuarios de teléfonos. Apple cambió el mercado. 3 No todas las innovaciones disruptivas triunfan.- A finales de la década de los noventa, numerosos minoristas basados en Internet siguieron caminos disruptivos, pero sólo un pequeño número prosperó. 4 El mantra "Disrupt or be disrupted" puede llevar a un error.- Las empresas tradicionales tienen que responder a la disrupción si se produce, pero no deben reaccionar de forma exagerada desmantelando un negocio que sigue siendo rentable, sino seguir reforzando las relaciones con los clientes principales invirtiendo en innovaciones sostenibles.  La metodología Lean Startup Convencionalmente, para iniciar un emprendimiento, lo primero que se hace es diseñar un plan de negocio que en esencia es un ejercicio de investigación plasmado en papel y realizado sobre la base de plantear por adelantado el problema que hay que resolver y la solución que la empresa aportará; a partir de ahí, conseguir el dinero y ejecutar la idea, sin ninguna retroalimentación de los posibles clientes. Sólo después de construir y lanzar el producto, la empresa recibe una respuesta sustancial de los clientes y, frecuentemente, tras meses o incluso años de desarrollo, el emprendedor se da cuenta de que los clientes no necesitan o no quieren la mayoría de las características del producto. Este proceso convencional lleva a algunas enseñanzas:  1 Los planes de negocio rara vez sobreviven al primer contacto con los clientes.  2 Los planes “soñados” suelen ser eso: sueños que no se llegan a concretar. 3 Las startups no son versiones pequeñas de las grandes empresas ni se desarrollan conforme los planes de aquellas. 4 La mayoría de las startups tienen que ir adaptando y/o mejorando sus ideas iniciales conforme van aprendiendo de los clientes. Basado en sus experiencias de trabajo, en 2008 Eric Riese, empresario y bloguero estadunidense, comenzó a documentar en su blog una metodología basada en una combinación de ideas como la fabricación Lean, que busca aumentar las prácticas de creación de valor y eliminar las prácticas innecesarias, para ayudar a las nuevas empresas a tener éxito. Dicha metodología también está influida por la de desarrollo de clientes de Steve Blank. Lean favorece la experimentación en lugar de la planificación elaborada, la retroalimentación del cliente en lugar de la intuición, y el diseño iterativo en lugar del desarrollo tradicional de "gran diseño por adelantado". Sus tres principios clave son: 1 En vez de escribir un intrincado plan de negocio, el emprendedor debe pensar en un diagrama de cómo una empresa crea valor para sí misma y para sus clientes.  2 Lo importante es la rapidez, es decir, salir de inmediato al mercado con productos mínimos viables y obtener la opinión de los clientes para validar hipótesis sobre los elementos del modelo de negocio (incluidas las características del producto, el precio, los canales de distribución y las estrategias de adquisición de clientes asequibles), y hacer ajustes pequeños (iteraciones) o sustanciales (pivotes) a las ideas que no están funcionando. 3 Poner en práctica el desarrollo ágil, es decir, eliminar la pérdida de tiempo y recursos al desarrollar el producto de forma iterativa e incremental. Es el proceso por el que las startups crean los productos mínimos viables para la prueba, a diferencia de los típicos y largos ciclos de desarrollo que presuponen el conocimiento de los problemas de los clientes y las necesidades del producto. El enfoque Lean ayuda a las nuevas empresas a lanzar productos que los clientes realmente quieren, de forma mucho más rápida y barata que los métodos tradicionales; hace que las empresas de nueva creación sean menos arriesgadas; surge en un momento en el que otras tendencias empresariales y tecnológicas intentan derribar las barreras para la creación de empresas; y logra menos fracasos que el uso de métodos tradicionales. En 2011, la Fundación Nacional de la Ciencia de EE.UU. comenzó a utilizar los métodos Lean para comercializar la investigación científica básica en un programa llamado Innovation Corps. Pero esta metodología también ha llegado justo a tiempo para ayudar a grandes empresas a enfrentarse a las fuerzas de la disrupción continua. Por ejemplo, la división de almacenamiento de energía de GE empleó este enfoque para transformar su forma de innovar. En 2010, GE empezó a buscar un modelo de negocio y a descubrir a los clientes para una nueva batería para aplicaciones de suministro de energía ininterrumpida (UPS). Sus ejecutivos se reunieron cara a cara con docenas de clientes potenciales de todo el mundo; escucharon sus problemas y su frustración con el statu quo de las baterías. Con esta información, hicieron un cambio importante en su enfoque de los clientes lo que los llevó a eliminar los Centros de Datos para abrir el segmento de Servicios Públicos. En lugar de prepararse para construir una fábrica, aumentar la producción y lanzar la nueva oferta (que finalmente se denominó Durathon) como una extensión tradicional del producto, los ejecutivos de GE aplicaron la técnica Lean.  En resumen: aun cuando la metodología Lean Startup no se ha generalizado del todo, en muchos sentidos se encuentra más o menos donde hace no mucho estaba el movimiento de los grandes datos; el concepto aún no se entiende ampliamente aun cuando hay empresas que ya han sentido sus implicaciones y resultados y están dando la vuelta a la sabiduría convencional sobre el espíritu empresarial. Nuevas empresas de todo tipo intentan mejorar sus posibilidades de éxito siguiendo sus principios de fracasar rápidamente y aprender continuamente.  ¿Cuál es para ti el verdadero significado que tiene la palabra innovación? ¿Cómo aplicas este concepto en tu empresa? ¿Has pensado en los beneficios que la innovación disruptiva puede brindar a tus ideas para iniciar una nueva empresa? ¿Te puedes imaginar cómo fue el proceso por el que un circo (Cirque Du Soleil) creó un nuevo modelo de negocio y un novedoso mercado haciendo a un lado los segmentos de audiencia considerados básicos? ¿Estarías dispuesto a romper esquemas y atreverte a salir al mercado con un producto sólo para conocer la reacción de los clientes potenciales, o prefieres intentarlo con un modelo tradicional, largo y lento?" 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La innovación disruptiva y el Lean Startup (segunda parte)

¿Has pensado en los beneficios que la innovación disruptiva puede brindar a tus ideas para iniciar una nueva empresa?

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