Reinvención de Procesos

Muchas de las iniciativas de cambio en las empresas no son exitosas o se hacen complejas durante su desarrollo por la falta de consideración de...

30 de septiembre, 2015

 

Muchas de las iniciativas de cambio en las empresas no son exitosas o se hacen complejas durante su desarrollo por la falta de consideración de tres factores que son subestimados o se minimizan por el grupo directivo.

Toda organización independientemente de su tamaño y de su giro de negocio, siempre se formará por tres macro sistemas en donde se deben administrar los o el cambio(s): 1 Personas, 2 Procesos y 3 Sistemas.

En el entorno de transformación de los negocios, el cambio es siempre un proyecto recurrente. Las empresas cambian entre otros eventos por nuevas necesidades de sus clientes, sus mercados, su competencia, nuevos productos, expansión, costos operativos y rentabilidad, por estrategia, crecimiento de “Market Share” y por nuevas oportunidades de negocio.

Para efectos de conocer algunas de las principales iniciativas de cambio que se pueden adoptar por las empresas, las agrupamos en:

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¿Cuál es la mejor manera de decidir qué es lo que se requiere para tu negocio?




Algunos “tips” para saber “cuando” y “qué es” lo que requiere tu negocio, no siempre necesitan de la intervención externa de un consultor; aunque los diagnósticos suelen ser poco onerosos y muy útiles al brindar una visión externa. Es muy probable que en la cultura informal de tu negocio se hallen hoy mismo, las razones suficientes para emprender un proyecto de cambio.

Entre las principales oportunidades en forma de razones para emprender la transformación del negocio, se hallan: La nueva forma de comprar del cliente, la pérdida de ventas y de utilidades, nueva tecnología que reduce los costos y mejora la eficiencia, la armonización de tu empresa, la puesta en marcha de nuevos productos y canales; y quizá el más importante de todos, la innovación y el liderazgo.

Si se ha decidido cambiar un sistema de negocio lo primero que se tiene que tener en cuenta es que una empresa es en sí misma un proceso dinámico empatado con su mercado, su industria o sector. En todo diseño de cambio seguramente se hallarán los intereses de un lado de los clientes y en el sentido normalmente opuesto el de los accionistas. No importa cuál sea la iniciativa de cambio o su complejidad siempre se deberán observar al menos tres misiones críticas del negocio. La Interacción con los clientes, la integración de los procesos y el grado de innovación en la empresa.

Un cambio o transformación exitosa mide al menos también tres riesgos “A Priori”. El impacto del cambio en la cultura de las personas (incluyendo clientes y colaboradores), los recursos en los procesos y las nuevas necesidades tecnológicas. Finalmente algunas buenas recomendaciones para toda iniciativa de cambio que pueden considerarse son:

1. No cambies a las personas que hacen que algo funcione bien o sea rentable

2. Si quieres crecer aprende a invertir en el talento y en la afinidad de tu gente

3. Motiva a tu personal e infórmalo con un buen plan de comunicación

4. Usa a tus líderes internos para promover el cambio, el último recurso es la imposición.

5. Si alguien se opone al cambio es porque no está normalmente bien informado, infórmalo suelen ser los más entusiastas.

6. Antes de cambiar algo mapea la situación actual, a veces es necesario regresar al estado anterior o cambiar los planes.

7. Diseña al menos con tres niveles de detalle el nuevo proceso que cambiarás

8. Descubre las conexiones del proceso con insumos y salidas

9. Evalúa los riesgos del cambio

10. No te detengas mucho en un proceso, si requiere mucho análisis y consenso es muy probable que no lo necesites.

11. Tus sistemas deben estar bien integrados no subestimes los interfaces, pruébalos antes.

12. Antes de arrancar el sistema, crea un ambiente de pruebas y otro de producción

13. Cuando cambies un sistema haz el proyecto lo mejor documentado y si tienes presupuesto usa una metodología de Project Management.

14. No compres tecnologías complejas y difíciles de mantener

15. No crees dependencia innecesaria de tu proveedor de TI aprende a ser autónomo

16. Si vas a comprar un sistema evalúa al menos tres opciones

17. Renta (SAAS) antes que desarrollar un sistema

Todo cambio por más mínimo, requiere de buena planeación, haz tu presupuesto, y tu plan de trabajo otorgando a tu equipo designado las condiciones necesarias para lograr los objetivos.

Un proyecto de cambio es siempre primero una propuesta conceptual detallada, es la asignación de recursos y movilización de personas acorde a los objetivos y el alcance, luego sigue un arranque con un buen plan de comunicación en donde todos sepan su rol, diseña el nuevo estado de la empresa y posteriormente durante la ejecución de este nuevo modelo organizacional no olvides acompañarla de un sistema de administración del cambio.

Recuerda que las personas siguen siendo el 50% del éxito y es por ello se debe obtener la confirmación de las nuevas competencias, que se necesitan para realizar en la empresa una transformación exitosa.

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