Los Mandamientos Informáticos en las PYMES

Los conceptos que aquí comparto los denomino mandamientos pues estoy convencido que son las buenas prácticas o hábitos que debemos desarrollar para recibir los mayores… Los conceptos que aquí comparto los denomino mandamientos pues estoy convencido que...

15 de diciembre, 2015
RHT

Los conceptos que aquí comparto los denomino mandamientos pues estoy convencido que son las buenas prácticas o hábitos que debemos desarrollar para recibir los mayores…

Los conceptos que aquí comparto los denomino mandamientos pues estoy convencido que son las buenas prácticas o hábitos que debemos desarrollar para recibir los mayores beneficios de la informática y que nuestra experiencia sea la más grata.

  1. RESPALDAR. Por mucho el más saludable de los hábitos a desarrollar por cualquier usuario. Los contenidos electrónicos de cualquier tipo (documentos, hojas de cálculo, presentaciones, audio, videos, fotos, archivos de programas, facturas, bases de datos, etc) se han convertido en uno de los más importantes activos que podemos poseer, por lo tanto debemos cuidarlo adecuadamente, para ello debemos respaldar. Es importante observar lo siguiente:

 

  1. El objetivo fundamental de respaldar es tener la oportunidad de recuperar la totalidad o mayoría de nuestra información en caso de algún incidente y que ésta sea completamente funcional.
  2. Puede utilizar las mismas herramientas que su sistema operativo le brinda. En el caso de los usuarios de Apple Mac, encuentro al “Time Machine” una herramienta mucho más amable, automática y fácil de usar.
  3. En caso de hacerlo de forma manual, le recomiendo que tenga varias unidades de respaldo, al menos dos, de tal forma que tenga en un disco los respaldos hechos en día par y en el otro los respaldos hechos en día non. Esto puede ayudar a mitigar algún incidente adicional.

 

  1. ANTIVIRUS. Independientemente al sistema operativo, siendo Windows y Mac los más comunes, es vital contar con un sistema Antivirus, tener actualizado el catálogo de virus a identificar y tener programadas las revisiones a sus equipos. Es muy común escuchar que los usuarios de Mac están exentos de infectarse de virus, esto no es verdad, todos los equipos tanto computadores, teléfonos inteligentes y tabletas son susceptibles a infectarse.
     
  2. HERRAMIENTAS DE OFIMATICA. Entendamos por ofimática las herramientas más comunes para la oficina como lo son: A) Procesador de palabras, B) Hoja de cálculo, C) Presentaciones ejecutivas y D) Administrador de correos/ Contactos y Calendario; sin importar el fabricante. Estas herramientas son vitales en cualquier organización, pero es más importante saberlas usar bien. Reflexione en lo siguiente: Si usted supiera usar Excel al menos al 50%, es altamente probable que pueda automatizar muchos procesos de su PyME.
     
  3. FACTURACION E INVENTARIOS. Sobre todo ahora que tenemos la normatividad de la factura electrónica se vuelve más que necesario contar con un sistema o servicio de facturación que tenga acceso a facturar electrónicamente bajo las reglas del SAT. Ya sea que invierta en una licencia o se suscriba a un servicio en la nube, es altamente conveniente que los inventarios se manejen de forma automática, así como el control de la cobranza.
     
  4. CRM. Alguna vez ya lo explicamos en el programa, un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema y metodología que ayuda en la administración de actividades con prospectos y clientes. De esta forma tendrá el control de una de las más importantes actividades de su empresa: La gestión comercial. Esto lo puede llevar incluso en una hoja de cálculo bien planeada y administrada para tal finalidad.

El objetivo es ser más productivo y tomar la mayor ventaja de la tecnología. 

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