La importancia de la comunicación y, más concretamente, dar respuesta de manera eficiente es fundamental tanto en la vida privada como en la laboral.
De acuerdo con el portal de la BBC, siguiendo una serie de pequeños pasos, se puede mejorar la eficiencia de la comunicación en espacios laborales.
1. El lugar
Si se va a hablar con una persona, es necesario buscar un lugar adecuado para ello. Nunca se debe recriminar a nadie delante de otros compañeros y compañeras, y mucho menos de clientes, puesto que esto daña directamente la relación entre las personas, además de humillar al compañero, empleado o jefe.
2. La regla: dos mensajes positivos y uno negativo
En vez de censurar directamente la actitud, el comportamiento o los resultados de un trabajo, merece la pena comenzar destacando aspectos positivos de la persona. Después de dar información positiva sobre su rendimiento, hay que centrarse en la actitud o en la conducta que queremos cambiar.
3. Hechos, no juicios de intenciones
Acotar la conducta implica referirse a hechos concretos. En vez de decir “siempre llegas tarde”, debe indicarse “el lunes llegaste 10 minutos tarde, el martes 15 y el jueves 20. ¿Es correcto?”. Esta forma de abordar el problema, sobre hechos concretos, evita dirigirse a la persona de forma global.
Sin embargo, indicar exactamente la conducta errónea no da lugar a discusión.
4. ¿Tienes algún problema en el que te podamos ayudar?
Conocemos la conducta, pero desconocemos las causas. Antes de aventurarnos, conviene preguntar: “¿Has tenido algún problema?”, “¿te podemos ayudar en algo?”.
Si es una conducta que no se ha producido anteriormente, es probable que haya una causa razonable, por lo que hay que dar la oportunidad al empleado para que pueda explicarse.
5. Corregir el problema
Una vez aclarado el problema, hay que solicitar un cambio en la conducta y lograr que se comprometa con ello. Si la respuesta es afirmativa, el problema está resuelto. Si el problema es más grave, hay distintas opciones:
Si es un problema de salud suyo o de un familiar cercano, se le puede aconsejar que solicite la baja hasta que se recupere; si es una separación o divorcio, apartarle del proyecto en el que esté hasta que se encuentre mejor y si lo necesita, solicitar la baja.
6. Cerrar la reunión
Después de acordar la solución, es conveniente despedir la reunión poniéndose a su disposición para cualquier cuestión en la que necesite ayuda, y se le agradece su dedicación y disposición para solucionar el problema.
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